Tại sao hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối cấp mã?

Hiện nay, hóa đơn điện tử đang được các doanh nghiệp triển khai áp dụng. Người tiêu dùng cần biết rằng hóa đơn là quyền lợi để được hưởng những chính sách sau bán hàng, và bằng chứng đầu tiên trong giải quyết khiếu nại. Tuy nhiên, Hóa đơn thuộc diện cấp mã của cơ quan thuế vẫn bị từ chối trong một số trường hợp. Và tại sao hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối cấp mã, tham khảo bài viết sau để có trả lời.

1. Hóa đơn điện tử cấp mã của cơ quan thuế là gì?

Căn cứ khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn chứng từ định nghĩa như sau:

– Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và được chấp nhận, doanh nghiệp có thể tiến hành lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Cách lập hóa đơn tùy thuộc vào việc doanh nghiệp lựa chọn lập trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hay thông qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, khi lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo đúng định dạng, đúng thông tin đăng ký và đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử, đồng thời không thuộc các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế của cơ quan thuế thì mới được cấp mã xác thực.

2. Điều kiện để hóa đơn điện tử được cấp mã

Hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã phải đảm bảo các yêu cầu sau theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 17 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

– Đầy đủ nội dung về hóa đơn điện tử;

– Đúng định dạng về hóa đơn điện tử;

– Đúng thông tin đăng ký;

– Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.

3. Tại sao hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối cấp mã?

Một số lỗi thường gặp khi phát hành hóa đơn điện tử sẽ bị cơ quan thuế từ chối cấp mã có thể kể đến:

3.1 Số điện thoại dài quá hơn 20 ký tự

Trong trường hợp không được cấp mã của cơ quan thuế, cá nhân tổ chức có thể xem lại số điện thoại được đăng ký với cơ quan thuế đã được nhập đúng hay chưa theo quy định, vui lòng nhập lại số điện thoại chính xác và đúng theo định dạng

3.2. Email người mua không đúng?

Cấu trúc của email dạng abc@xyz.com. Một địa chỉ email sẽ gồm có các phần: Tên email và tên miền.

Ví dụ: cskh@luatvietnam.vn

3.3. Số tài khoản ngân hàng của người nhận dài quá 30 ký tự

Mỗi ngân hàng sẽ có những số lượng số khác nhau tuy nhiên, số tài khoản ngân hàng nhập lên trên hệ thống cơ quan thuế không được dài quá 30 ký tự.

3.4. Không được bỏ trống tên người mua

Trường hợp này phát sinh khi xuất hóa đơn cho khách lẻ hoặc các đơn vị không có mã số thuế, bắt buộc phải điền tên người mua.

3.5. Mã số thuế không đúng định dạng

Mã số thuế là một dãy gồm 10 hoặc 13 số được cơ quan có thẩm quyền cấp cho người thực hiện đăng ký thuế trước khi bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc khi có phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.

Theo khoản 1 Điều 5 Thông tư 105/2020/TT-BTC Thông tư hướng dẫn về đăng ký thuế quy định cấu trúc mã số thuế

N1N2N3N4N5N6N7N8N9N10 – N11N12N13

Trong đó:

– Hai chữ số đầu N1N2 là số phần khoảng của mã số thuế.

– Bảy chữ số N3N4N5N6N7N8N9 được quy định theo một cấu trúc xác định, tăng dần trong khoảng từ 0000001 đến 9999999.

– Chữ số N10 là chữ số kiểm tra.

– Ba chữ số N11N12N13 là các số thứ tự từ 001 đến 999.

– Dấu gạch ngang (-) là ký tự để phân tách nhóm 10 chữ số đầu và nhóm 3 chữ số cuối.

3.6. Ngày xuất hóa đơn không đúng

Ngày xuất hóa đơn đầu tiên phải lớn hơn ngày được cơ quan thuế chấp thuận tờ khai sử dụng hóa đơn

Ví dụ: ngày được chấp thuận tờ khai sử dụng hóa đơn là ngày

14/7/2022 thì ngày xuất hóa đơn đầu tiên sớm nhất phải là

15/7/2022.

3.7. Nhập thiếu thuế suất

Xem lại mục nhập thuế suất để kiểm tra đã nhập đúng và đủ thuế suất các hàng hóa.

Ví dụ: Xuất hóa đơn cho các trường hợp khuyến mại, chiết khấu thì bắt buộc phải điền giá trị cho trường thuế suất thì khi đó hóa đơn gửi đi mới hợp lệ.

4. Hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối cấp mã xử lý thế nào?

Hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối cấp mã không có giá trị sử dụng, cơ quan thuế không quản lý hóa đơn này nên không phải gửi ( mẫu 04/SS-HĐĐT ) được ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn chứng từ được Chính phủ ban hành ngày 19/10/2020, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2022

Kế toán chỉ cần xem lý do cơ quan thuế từ chối cấp mã là gì, lập hóa đơn mới sửa lỗi gửi cơ quan thuế cấp mã cho tới khi cơ quan thuế cấp mã.

Để tránh nhầm lẫn, dễ quản lý, kế toán có thể xóa bỏ hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối cấp mã trên phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

0 0 votes
Article Rating