THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA DOANH NGHIỆP

So với các loại hình mở rộng kinh doanh khác của doanh nghiệp như thành lập chi nhánh hay địa điểm kinh doanh, thì văn phòng đại diện có đặc điểm rất khác đó là không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ lợi ích đó”. Văn phòng đaị diện sẽ không có tư cách pháp nhân và là đơn vị phụ thuộc vào công ty mẹ nên cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện do công ty mẹ quyết định, thường thì tương đối đơn giản và gọn nhẹ. Ngoài ra, nghĩa vụ tài chính từ hoạt động của văn phòng đại diện sẽ đều phụ thuộc vào công ty mẹ và do công ty mẹ toàn bộ chi trả.

Như vậy, văn phòng đại diện không trực tiếp kinh doanh mua bán sản phẩm, hàng hóa để hoạt động thương mại và cũng sẽ không được ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa với bên thứ 3 với mục đích thương mại. Bên cạnh đó, văn phòng đại diện được phép thực hiện các hoạt động phục vụ cho hoạt động của văn phòng thay mặt cho công ty mẹ như: ký kết hợp đồng thuê nhà, mua sắm thiết bị, ký kết hợp đồng lao động với người lao động tại văn phòng…

Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có chức năng đúng như tên gọi của nó, đại diện cho doanh nghiệp trong lĩnh vực hoạt động của mình. Giữ vai trò liên lạc giữa công ty và khách hàng nhằm xúc tiến các mối quan hệ, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ tới khách hàng không có mục đích thu lợi trực tiếp. Cũng như sẽ thực hiện các hoạt động khác nhằm tìm hiểu về thị trường kinh doanh, hỗ trợ công ty đánh giá thị trường.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện như sau (Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP):

1. Thành phần hồ sơ:

• Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;
• Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;
• Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện.

=> Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài thì hồ sơ gồm:

• Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài;
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương.

2. Trình tự thực hiện:

• Khi đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải gửi Thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện. Kèm theo Thông báo phải có các văn bản được nêu tại thành phần hồ sơ.
• Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài thì thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày chính thức mở văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải gửi Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký. Kèm theo Thông báo phải có bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương để bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

3. Cách thức thực hiện: Người đại diện theo pháp luật gửi trực tiếp Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tới Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

PHÁP LUẬT TOÀN DÂN _ TỔNG ĐÀI TƯ VẤN LUẬT MIỄN PHÍ
Hotline/zalo: 0909 36 47 49
Địa chỉ trụ sở chính: 47-49 Lam Sơn, P.2, Q. Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh.
Văn phòng đại diện: 9D6 đường DN3, KDC An Sương, P. Tân Hưng Thuận, Quận 12, TP. Hồ Chí Minh.
Website: phapluattoandan.com
Mail: info@phapluattoandan.com